Um dos Maiores Especialistas em Gestão de Micro, Pequenas e Médias Empresas do Brasil. Diretor do IDEBRASIL, empresário, consultor, palestrante, pesquisador e facilitador do CDE – Curso de Desenvolvimento Empresarial.
Dentre os elementos de uma empresa, os processos estão dentre os mais importantes. A maneira com que são tratados ou gerenciados poderá definir o sucesso do empreendimento. Por isso, quando algo não vai bem nesse sentido, deve-se buscar a melhoria de processos.
Falamos de processos no plural, pois, cada setor e ação de uma empresa, com diversas atividades envolvidas, início e fim, configura um processo diferente. Contudo, cada um desses processos precisa estar integrado para que tudo corra bem.
É por isso que a melhoria de processos é fundamental, pois irá refletir em diferentes níveis da empresa. A seguir vamos falar sobre o assunto.
O que há de errado com os processos da minha empresa?
Se você tem tentado melhorar os processos do seu empreendimento, mas isso não deu certo, é possível que esteja cometendo alguns erros comuns nesse sentido. O principal deles é não ter uma gestão de processos estruturada.
Muitos gestores confundem, também, a melhoria de processos com, simplesmente, usar diagramas complexos, implantar novos sistemas e mecanismos de automação. Embora essas medidas façam parte da gestão e da melhoria de processos, isoladamente elas não são suficientes para alcançar melhores resultados.
Como tantas outras ações em um negócio, é preciso planejar e estruturar um programa de melhoria de processos a partir de ações pautadas na situação atual da empresa e no que se deseja alcançar. Entenda mais a seguir!
Como implantar a melhoria de processos em uma empresa?
De maneira sintética, a melhoria de processos em uma empresa consiste em mapear, estudar e avaliar como os processos ocorrem inicialmente. Verificar onde existem deficiências, quais são os fluxos, elementos de controle e integração e identificar mudanças pertinentes para agregar valor ao resultado.
Existem diferentes estratégias, metodologias e ferramentas para implantar a melhoria de processos. A seguir vamos apresentar ações que não resumem todas as suas possibilidades, mas exemplifica algumas delas.
1. Mapeamento de processos
O passo fundamental para melhorar os processos consiste no seu mapeamento. Ele deve ser feito como uma fotografia do que acontece na empresa e não de maneira idealizada. Somente dessa forma será possível identificar processos desnecessários e eliminá-los, assim como verificar as ineficiências que precisam ser corrigidas.
2. Análise dos processos
Nesse segundo momento, estuda-se cada um dos processos, tanto em seus fluxos e resultados individuais quanto ao nível de integração. Essa fase permite identificar, a partir de uma análise mais apurada, aquilo que precisa ser melhorado.
3. Remodelamento dos processos
Conforme as necessidades de melhorias, adições e inclusões no que diz respeito às atividades de cada processo e integração entre eles, agora sim: realiza-se o desenho de como eles precisam ser para oferecer melhores resultados à empresa.
4. Implantação da melhoria dos processos
Esse é o momento de apresentar as mudanças para todos os colaboradores e criar estratégias em conjunto para que aquilo que foi idealizado seja realizado na prática. É interessante para essa etapa realizar um treinamento com todos os funcionários.
5. Acompanhamento e avaliação
De acordo com uma periodicidade previamente planejada, deve-se acompanhar como a melhoria de processos está acontecendo na prática e verificar sua efetividade. Dessa maneira, será possível entender o que deu certo e o que ainda precisa ser reavaliado.
Como já indicamos anteriormente, a melhoria de processos está necessariamente articulada com uma boa gestão, não só dos processos, mas também da empresa. Para isso, é fundamental que o gestor tenha conhecimento das metodologias, técnicas e ferramentas existentes, de modo a fazer escolhas assertivas para o seu negócio.
Diante dessa missão, você pode contar com o IDEBRASIL!
