A importância da gestão de documentos para uma empresa

Em busca de maior efetividade, as empresas têm procurado implantar diferentes ferramentas e metodologias em seus espaços: gestão de pessoas, gestão de projetos, plano de marketing, planejamento estratégico e afins. Nesse contexto, a gestão de documentos também é fundamental, pois tem impacto na organização e fluidez do negócio.

A ausência de uma boa gestão dos documentos de uma empresa pode ter consequências muito nocivas para o negócio e, até mesmo, reduzir a efetividade de outras implantações, pois ela abarca todos os setores e ações do empreendimento. A seguir, vamos explicar melhor o que é essa gestão e por que ela é importante.

O que é a gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma metodologia que cria processos inteligentes de arquivamento dos documentos de uma empresa, considerando a sua especificidade, tal como o tipo de documento produzido, o material, modo de armazenamento mais adequado e necessidade de acesso.

Observar a demanda de acesso aos documentos é um dos fatores mais relevantes, pois a dificuldade de encontrá-los quando necessário poderá onerar os processos da empresa e repercutir em outros problemas, particularmente considerando o volume de papéis e arquivos que um empreendimento gera durante a sua existência.

Dessa maneira, essa gestão deve estudar os documentos que são produzidos pelo negócio e identificar nos recursos e tecnologias disponíveis aqueles que serão mais eficientes para preservação, organização e acesso à documentação.

Qual a importância da gestão de documentos?

Segurança jurídica para a empresa

Um dos principais pontos que torna a gestão de documentos tão importante para uma empresa é assegurá-la juridicamente a partir do cuidado com a integridade e facilidade de acesso aos arquivos quando necessário comprovar sua legalidade, questões fiscais e afins.

Organização que proporciona fluidez aos processos

A partir de uma boa gestão de documentos, a empresa os terá organizados a partir de critérios e categorias que facilitem sua localização, como temas, nível de importância, data de expedição, dentre outros. Essa medida irá desonerar o tempo gasto nas atividades que demandam acesso à documentação, além de garantir a preservação desses papéis e arquivos.

Otimização do aproveitamento do espaço físico

O excesso de papéis acumulados por uma empresa pode resultar em uma ocupação desregulada do espaço físico, o que tem reflexos negativos tanto na decoração quanto na funcionalidade do escritório. Gerir adequadamente os documentos, identificando, por exemplo, aqueles que poderão ser digitalizados ou preservados em formato eletrônico, poderá permitir um melhor aproveitamento do espaço.

Redução dos custos indiretos

A ausência de uma gestão de documentos eficiente pode gerar muitos custos para a empresa com contratação de pessoal para lidar com o arquivo, a própria oneração dos processos comprometendo a produtividade, a manutenção de espaços físicos ociosos e situações afins. Uma boa gestão poderá acabar com esses custos e se converter em benefícios financeiros para a empresa.

Além da gestão de documentos, outro elemento que demanda atenção e organização de uma empresa para que se colha seus benefícios é o estoque. Saiba mais sobre o assunto lendo também o artigo: Conheça quatro dicas infalíveis para gerenciar estoque!