Aprenda a fazer uma reunião produtiva de trabalho

A reunião de trabalho pode não ter uma fama muito boa entre os trabalhadores, embora seja reconhecidamente uma ferramenta indispensável. Essa rejeição acontece devido a modos desorganizados ou pouco produtivos de reunião, que acabam durando mais tempo e efetivando menos coisas do que deveria. Esse é o destino irremediável da reunião? Não!

Como tudo no mundo corporativo, realizar uma reunião produtiva depende, principalmente, de método. Transformar esse momento de encontro e comunicação entre a equipe e chefias de uma empresa, em um espaço de produção e agilidade, não apenas irá transformar a perspectiva dos funcionários sobre isso, mas também trará reflexos positivos para o empreendimento. Vamos entender como fazer essa “mágica”!

Informe antecipadamente e consulte os colaboradores sobre a reunião

Planejar uma data para reunião com antecedência será muito benéfico, pois permitirá que os colaboradores se planejem para ela, por exemplo, não agendando algo com clientes ou uma folga para essa data. Contudo, esse não é o único benefício. Você poderá, no mesmo aviso sobre a reunião, perguntar se a sua equipe tem algum assunto para incluir na pauta.

Com isso você terá mais garantias de uma reunião produtiva, pois questões específicas de um setor poderão ser consequência da atuação de outro, de tal forma, que problemas poderão ser resolvidos efetivamente a partir da visão, discussão e solução entre os diferentes membros do grupo.

Elabore uma pauta detalhada, objetiva e organizada

Pode ser que você pense que usar as palavras “detalhada” e “objetiva” em relação a uma mesma coisa seja um pouco contraditório. Não é. Você pode descrever detalhadamente o que será tratado na reunião, sem rodeios, comentários ou observações desnecessárias. Agir assim é ser objetivo e se atentar aos detalhes, entende?

Isso é importante porque o que mais impede a realização de uma reunião produtiva são os desvios de assunto, os debates desnecessários, a repetição de argumentos, dentre outras questões que poderão ser evitadas ou interrompidas a partir de uma pauta bem definida.

Torne a reunião produtiva na prática

Você avisou os colaboradores com antecedência, permitiu que eles participassem sugerindo tópicos para serem abordados e elaborou uma pauta bem definida. Então você concluiu metade do que é necessário para que uma reunião seja produtiva. O seu desafio agora será fazer isso funcionar na prática.

Como gestor, você precisa ser diplomático e mediador da reunião, atento e preparado para fazer com que ela siga o que foi proposto na pauta. Seja firme em “cortar” desvios e atrasos desnecessários de forma gentil, a fim de que isso não gere desconforto entre os colaboradores. Explique suas ações e finalize assuntos já resolvidos.

Para equilibrar, motive os funcionários, sinalizando positivamente intervenções cabíveis da parte deles e demonstrando como cada decisão alcançada na reunião poderá ser positiva para a realização do trabalho.

Além dessas medidas, você poderá considerar, também, o perfil dos seus colaboradores para transformar esse espaço de encontro e definições em algo mais agradável e até desejável. Se o perfil deles permitir, inclua algo lúdico na reunião, como uma dinâmica que tenha relação com o que será abordado na pauta.

Contudo, se o perfil deles for mais metódico, você poderá elaborar organogramas e gráficos para acompanhar os assuntos e facilitar a visualização dos tópicos discutidos. Ainda poderá se utilizar de citações e informações externas para maior motivação.

O conhecimento da área de Recursos Humanos é fundamental para que você concretize reuniões mais produtivas. Isso é uma questão de gestão qualificada, sobre a qual você poderá conhecer um pouco mais em nosso texto: 5 DICAS PARA INOVAR NA GESTÃO DA EMPRESA.